Il sospetto di condotte fraudolente in ambito azienda porta con se’ la necessità di procedere a investigazioni interne, ma qual è il perimetro all’interno del quale è possibile muoversi nel pieno rispetto del quadro normativo e regolatorio attuale? L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), ha dedicato un seminario a questo tema durante l’International Fraud Awareness Week.
Nel corso dell’incontro i relatori hanno illustrato i 5 pilastri dell’investigazione:
- Finalità: ogni attività deve essere giustificata da uno scopo legittimo.
- Proporzionalità: le misure adottate devono essere adeguate e non eccedenti rispetto allo scopo perseguito.
- Fondato sospetto: le indagini possono essere avviate solo in presenza di indizi concreti, qualificati, verificabili e documentati. Il fondato sospetto è centrale, ma deve basarsi su indizi materiali e riconoscibili, non su meri convincimenti soggettivi. L’onere della prova a tal proposito ricade sul datore di lavoro, che deve dimostrare la correttezza delle procedure e la legittimità delle evidenze raccolte.
- Rispetto della normativa: ogni iniziava intrapresa deve essere conforme alle disposizioni di legge e alle policy aziendali.
- Tutela della privacy: quanto messo in atto deve garantire la protezione dei dati personali e dei diritti del lavoratore.
Anche se può sembrare ovvio, è fondamentale evitare errori nella fase di raccolta di informazioni, dati ed evidenze investigative: come dimostrano alcune recenti pronunce della Corte di Cassazione, insieme agli orientamenti del Garante della privacy, procedure non corrette possono compromettere la validità delle prove e renderle inutilizzabili in sede disciplinare o giudiziaria. In particolare, la sentenza della Cassazione n. 24204/2025, ha stabilito che le email private dei dipendenti sono inviolabili anche se archiviate ed accessibili da strumenti aziendali e anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Tali comunicazioni non possono essere utilizzate in procedimenti civili, neppure in presenza di sospetti, se l’azienda non ha attuato preventivamente una policy chiara, correttamente comunicata ai dipendenti, che regoli l’uso degli strumenti informatici. Policy chiare, formalizzate e condivise sono la base per garantire la legittimità delle verifiche.
Tuttavia, nel caso di indizi concreti di condotte penalmente rilevanti, in presenza di una base solida che giustifichi l’ipotesi di reato l’azienda può coinvolgere un penalista e predisporre un fascicolo più ampio, svincolato dalle regole tipiche del procedimento disciplinare. Se il procedimento penale non dovesse avviarsi, tale fascicolo potrà essere utilizzato in sede civile (non viceversa). È importante evitare di ricorrere all’ambito penale in maniera pretestuosa: l’attivazione di procedure penali deve sempre poggiare su indizi concreti e documentati, nel rispetto delle regole e dei diritti delle persone coinvolte.
Prevenire le frodi deve restare comunque il primo obietto delle aziende: creare una cultura aziendale improntata all’etica, alla trasparenza e alla responsabilità è il cuore delle linee guida ACFE. Questo significa investire nella formazione dei dipendenti, sensibilizzarli sui rischi e promuovere un ambiente in cui l’integrità sia un valore condiviso. Solo attraverso la prevenzione e la consapevolezza si può ridurre il rischio di comportamenti illeciti e tutelare il patrimonio aziendale, rafforzando la fiducia reciproca e la reputazione dell’organizzazione.
La lotta alle frodi interne richiede competenze multidisciplinari, strumenti di analisi avanzati e una cultura aziendale improntata alla trasparenza e alla legalità. Vuoi approfondire questi temi? Partecipa ai prossimi eventi ACFE Italy Chapter.
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